Digitalisasi Arsip Jadi Fokus Utama Dispora Kaltim untuk Pengelolaan Dokumen yang Lebih Efisien

Ket. Foto: Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, Rasman Rading

Publiknews.Co, Samarinda – Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) menyoroti urgensi digitalisasi arsip dalam rangka modernisasi sistem pengelolaan dokumen pemerintahan.

Langkah ini dianggap penting untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam menyimpan informasi.

Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, Rasman Rading, menyatakan bahwa tindakan pemusnahan dokumen fisik yang tidak relevan lagi sangat penting untuk mengurangi beban penyimpanan dokumen yang tidak diperlukan.

Meskipun demikian, proses pemusnahan tersebut harus dilakukan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

“Menurut saya, pemusnahan dokumen yang sudah tidak relevan memang perlu dilakukan. Alih-alih menumpuk, lebih baik dokumen tersebut dimusnahkan, tetapi harus dengan cara yang benar,” kata Rasman, Selasa (5/11/2024).

Lebih lanjut, ia mengingatkan bahwa penting untuk mengamankan dokumen yang masih memiliki nilai guna dalam format digital.

Hal ini berguna, terutama untuk mengantisipasi situasi hukum yang mungkin memerlukan bukti dokumen di masa depan.

“Dalam konteks hukum, dokumen tertentu bisa sangat berharga. Oleh karena itu, pemerintah harus menyimpan arsip secara digital untuk mencegah hilangnya informasi penting,” ungkapnya.

Dispora Kaltim juga mengungkapkan bahwa banyak arsip fisik yang akan dimusnahkan berasal dari periode 2005 hingga 2011, ketika praktik digitalisasi belum umum diterapkan.

Meskipun arsip fisik mungkin tidak lagi relevan, data penting yang ada tetap dapat disimpan dalam format digital.

Rasman menekankan bahwa keputusan untuk memusnahkan dokumen fisik diambil setelah mempertimbangkan banyak aspek.

“Tentu ada banyak pertimbangan dalam proses ini. Dokumen yang sudah tidak diperlukan setelah lebih dari sepuluh tahun, seperti arsip dari 2004, sebaiknya dimusnahkan untuk mencegah penumpukan yang tidak perlu,” katanya.

Dengan kemajuan teknologi digital saat ini, Rasman optimis bahwa Dispora Kaltim dapat meningkatkan pengelolaan arsip dengan lebih baik dan efisien.

“Proses pengelolaan dokumen kini jauh lebih mudah berkat digitalisasi. Saya percaya dokumen yang dimusnahkan adalah yang memang sudah tidak diperlukan lagi,” pungkasnya.

Pewarta Retno

Editor Ahmadi swadesi